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    avr 08
    Catégorie : Web application

    Zoho Invoice : facturez comme vous voulez !



    Zoho ne cesse d’enrichir son offre. La liste des fonctionnalitĂ©s offertes Ă©tait dĂ©jĂ  impressionnante, mais loin de s’arrĂŞter en si bon chemin, les Ă©quipes de Zoho viennent donc d’ouvrir au public Zoho Invoice. Il s’agit d’une application de facturation en ligne permettant de crĂ©er, envoyer et suivre les factures et le montant des dĂ©penses. A quelques fonctionnalitĂ©s près, Zoho pourrait drĂ´lement s’apparenter Ă  un ERP ?Voici une petite revue de dĂ©tails de ce que vous pouvez faire avec Zoho Invoice.

    Tout d’abord, le paramĂ©trage

    Zoho Invoice - Setting & Paramétrage

    ZohoComme toute application, son lancement est conditionnĂ© par un paramĂ©trage pointilleux. La force des Ă©quipes de Zoho est d’avoir rendu ce travail souvent long et fastidieux simple et presque mĂŞme convivial.

    Voici le dĂ©tail d’un Ă©cran permettant le paramĂ©trage des diffĂ©rentes taxes de l’application. J’y ai donc paramĂ©trĂ© nos trois types de TVA françaises :

    Zoho Invoice - Paramétrage des taxes

    Vous noterez le bouton “Save & Next“, apportant une touche d’ergonomie Ă  cette interface : d’un clic, on valide l’Ă©cran actif et l’on bascule sur l’Ă©cran suivant.

    L’Ă©cran permettant le paramĂ©trage des templates des Ă©ditions (devis, facture, lettres de relances , etc.) offre lui aussi une ergonomie facilitĂ©e :

    Zoho Invoice - Paramétrage des templates éditions
    Choix d’un template parmi ceux proposĂ©s par dĂ©faut (cliquez pour agrandir)…

    Zoho Invoice - Editeur de templates personnalisés
    …ou lancement d’un Ă©diteur de template personnalisĂ© (cliquez pour agrandir).

    La facture

    Pour crĂ©er une facture, d’abord vous devez ajouter des clients, puis dĂ©finir des produits ou services Ă  facturer. La facture est crĂ©Ă©e.

    Zoho Invoice - Détail d’une facture
    Cliquez pour agrandir

    Les plus de Zoho Invoice


    Mais l’application offre de nombreuses fonctionnalitĂ©s additionnelles permettant de simplifier la vie du vendeur :

    • L’envoi automatique de la facture au client par email au format PDF.
    • La possibilitĂ© de crĂ©er des profil de facturation rĂ©gulière : facturation mensuelle de tel ou tel produit pour ce client (facturation rĂ©currente).
    • Concernant les paiements : la gestion des paiements en ligne, la gestion d’un diffĂ©rĂ© de paiement, la gestion des paiements en attente.
    • Toujours Ă  propos des paiements, il est possible d’installer une passerelle de paiements via Paypal. Vous expĂ©diez la facture Ă  voter client par email, celui-ci peut via Paypal directement acquitter son règlement.
    • Le support multi-devises.
    • SĂ©curisation des donnĂ©es et sauvegarde.

    De quoi rĂ©pondre Ă  beaucoup de question pour le lancement d’un business.

    Le reporting

    Zoho Invoice : statistiques / reportsL’accent est clairement mis sur la visibilitĂ© de l’activitĂ©, le chiffre d’affaires rĂ©alisĂ© (global, par client, par produit), les paiements en attente (balance agĂ©e). De nombreux reports sont disponibles Ă  cet effet.

    La page d’accueil en est un très bon exemple : elle est entièrement dĂ©diĂ©e, dans son cadre principal, Ă  l’affichage d’un tableau de bord, prĂ©sentant les indicateurs clĂ©s (KPI) de l’activitĂ© :

    Zoho Invoice : tableau de bord dès l’accueil
    Cliquez pour agrandir

    Les portes du progiciel de gestion intégré (ERP / PGI)

    Je vous en parlais dès l’introduction du billet, et c’est la première rĂ©action qui m’est venue lorsque j’ai eu vent de Zoho Invoice : nous sommes aux portes de l’ERP avec sa dĂ©marche de l’intĂ©gration horizontale.

    Pour rappel, l’ERP selon WikipĂ©dia est un « logiciel qui permet de gĂ©rer l’ensemble des processus d’une entreprise, en intĂ©grant l’ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide Ă  la dĂ©cision, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement, le commerce Ă©lectronique. »

    Autour d’une base de donnĂ©es commune, on regroupe diffĂ©rentes briques ou modules permettant de gĂ©rer les process de l’entreprise. Dans le blog de Zoho Invoice, on en apprend plus sur la dĂ©marche d’intĂ©gration. En effet Ă  l’heure actuel le module Invoice est largement intĂ©grĂ© avec le module de gestion de projet (permet de gĂ©nĂ©rer la facturation des jalons du projet) mais Ă©galement avec Zoho CRM et d’autres applications Zoho.

    Conclusion / axes d’amĂ©lioration


    Creative Commons License photo credit: Chiaochi @ Sydney

    Comme vous l’aurez compris, je trouve cette solution rĂ©ellement intĂ©ressante.

    • Son point fort ? Sa prise en main facile et agrĂ©able, qui plus-est si vous ĂŞtes dĂ©jĂ  utilisateur de la suite Zoho.
    • En ce qui concerne le mode off-line, dĂ©jĂ  prĂ©sent sur certains modules Zoho, cela me semble assez compliquĂ© et surtout pas forcĂ©ment Ă -propos dans ce type de situations. Comment par exemple attribuer un numĂ©ro de facture en mode dĂ©connectĂ© ? (qui je le rappelle doit ĂŞtre absolument unique).

    J’ai Ă  prĂ©sent quelques questions destinĂ©es Ă  ceux qui veulent aller plus loin dans son utilisation.

    • Je ne possède pas mes donnĂ©es : c’est une caractĂ©ristique propre au mode ASP d’une façon gĂ©nĂ©rale. Les donnĂ©es sont hĂ©bergĂ©es Ă  distance et un client pourrait très bien se sentir dĂ©possĂ©dĂ© de ses donnĂ©es, qui plus est dans un domaine aussi sensible que la facturation. Certains domaines font figure de pionniers comme la relation client avec Salesforce.com qui compte dĂ©jĂ  plusieurs millions de clients -et pas des moindre-, mais je rĂ©itère une fois de plus mes craintes quant au domaine ciblĂ©.
    • PossibilitĂ© d’intĂ©gration comptable : pour qui utilise Ă  des fins professionnelles Zoho Invoice et compte donc rĂ©ellement bâtir son business sur cette application, va se poser la question en termes comptables. Une entreprise est soumise Ă  des normes comptables, doit produire des bilans, des comptes de rĂ©sultats, quelle que soit sa taille. Peut-on imaginer exporter ses Ă©critures vers une comptabilitĂ© du marchĂ© ?

    Peut-ĂŞtre son unique dĂ©faut : la version gratuite est limitĂ©e Ă  l’Ă©dition de 5 factures seulement. Ah…Les joies du modèle Freemium !

    Et vous ? Seriez-vous prêt à adopter Zoho Invoice pour votre activité ?

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