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Zoho ne cesse d’enrichir son offre. La liste des fonctionnalités offertes était déjà impressionnante, mais loin de s’arrêter en si bon chemin, les équipes de Zoho viennent donc d’ouvrir au public Zoho Invoice. Il s’agit d’une application de facturation en ligne permettant de créer, envoyer et suivre les factures et le montant des dépenses. A quelques fonctionnalités près, Zoho pourrait drôlement s’apparenter à un ERP ?Voici une petite revue de détails de ce que vous pouvez faire avec Zoho Invoice.

Tout d’abord, le paramétrage

Comme toute application, son lancement est conditionné par un paramétrage pointilleux. La force des équipes de Zoho est d’avoir rendu ce travail souvent long et fastidieux simple et presque même convivial.

Voici le détail d’un écran permettant le paramétrage des différentes taxes de l’application. J’y ai donc paramétré nos trois types de TVA françaises :

Vous noterez le bouton “Save & Next“, apportant une touche d’ergonomie à cette interface : d’un clic, on valide l’écran actif et l’on bascule sur l’écran suivant.

L’écran permettant le paramétrage des templates des éditions (devis, facture, lettres de relances , etc.) offre lui aussi une ergonomie facilitée :

Choix d’un template parmi ceux proposés par défaut (cliquez pour agrandir)…

…ou lancement d’un éditeur de template personnalisé (cliquez pour agrandir).

La facture

Pour créer une facture, d’abord vous devez ajouter des clients, puis définir des produits ou services à facturer. La facture est créée.

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Les plus de Zoho Invoice

Mais l’application offre de nombreuses fonctionnalités additionnelles permettant de simplifier la vie du vendeur :

• L’envoi automatique de la facture au client par email au format PDF.
• La possibilité de créer des profil de facturation régulière : facturation mensuelle de tel ou tel produit pour ce client (facturation récurrente).
• Concernant les paiements : la gestion des paiements en ligne, la gestion d’un différé de paiement, la gestion des paiements en attente.
• Toujours à propos des paiements, il est possible d’installer une passerelle de paiements via Paypal. Vous expédiez la facture à voter client par email, celui-ci peut via Paypal directement acquitter son règlement.
• Le support multi-devises.
• Sécurisation des données et sauvegarde.

De quoi répondre à beaucoup de question pour le lancement d’un business.

Le reporting

L’accent est clairement mis sur la visibilité de l’activité, le chiffre d’affaires réalisé (global, par client, par produit), les paiements en attente (balance agée). De nombreux reports sont disponibles à cet effet.

La page d’accueil en est un très bon exemple : elle est entièrement dédiée, dans son cadre principal, à l’affichage d’un tableau de bord, présentant les indicateurs clés (KPI) de l’activité :

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Les portes du progiciel de gestion intégré (ERP / PGI)

Je vous en parlais dès l’introduction du billet, et c’est la première réaction qui m’est venue lorsque j’ai eu vent de Zoho Invoice : nous sommes aux portes de l’ERP avec sa démarche de l’intégration horizontale.

Pour rappel, l’ERP selon Wikipédia est un « logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise, en intégrant l’ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement, le commerce électronique. »

Autour d’une base de données commune, on regroupe différentes briques ou modules permettant de gérer les process de l’entreprise. Dans le blog de Zoho Invoice, on en apprend plus sur la démarche d’intégration. En effet à l’heure actuel le module Invoice est largement intégré avec le module de gestion de projet (permet de générer la facturation des jalons du projet) mais également avec Zoho CRM et d’autres applications Zoho.

Conclusion / axes d’amélioration

photo credit: Chiaochi @ Sydney

Comme vous l’aurez compris, je trouve cette solution réellement intéressante.

• Son point fort ? Sa prise en main facile et agréable, qui plus-est si vous êtes déjà utilisateur de la suite Zoho.
• En ce qui concerne le mode off-line, déjà présent sur certains modules Zoho, cela me semble assez compliqué et surtout pas forcément à-propos dans ce type de situations. Comment par exemple attribuer un numéro de facture en mode déconnecté ? (qui je le rappelle doit être absolument unique).

J’ai à présent quelques questions destinées à ceux qui veulent aller plus loin dans son utilisation.

• Je ne possède pas mes données : c’est une caractéristique propre au mode ASP d’une façon générale. Les données sont hébergées à distance et un client pourrait très bien se sentir dépossédé de ses données, qui plus est dans un domaine aussi sensible que la facturation. Certains domaines font figure de pionniers comme la relation client avec Salesforce.com qui compte déjà plusieurs millions de clients -et pas des moindre-, mais je réitère une fois de plus mes craintes quant au domaine ciblé.
• Possibilité d’intégration comptable : pour qui utilise à des fins professionnelles Zoho Invoice et compte donc réellement bâtir son business sur cette application, va se poser la question en termes comptables. Une entreprise est soumise à des normes comptables, doit produire des bilans, des comptes de résultats, quelle que soit sa taille. Peut-on imaginer exporter ses écritures vers une comptabilité du marché ?

Peut-être son unique défaut : la version gratuite est limitée à l’édition de 5 factures seulement. Ah…Les joies du modèle Freemium !

Et vous ? Seriez-vous prêt à adopter Zoho Invoice pour votre activité ?