Innovablog, Le Web où l’Innovation ordinaire : design, ergonomie, interfaces riches, web 2.0, eCommerce,…

On annonce actuellement la venue de Live Documents très prochainement, déjà déclaré comme le prochain Office killer. Je rebondit sur ce point pour vous proposer une petite revue des applications bureautiques en ligne à notre disposition, sous l’angle du travail collaboratif. Je vais débuter cette série par la suite ZOHO, à tout seigneur tout honneur.

Suite bureautique en ligne : un exemple de SaaS

En prélude à ce billet, intéressons-nous à ce qu’est une suite bureautique en ligne. Il s’agit donc avant tout d’une application web reproduisant en ligne des fonctionnalités identiques de votre suite bureautique habituelle, on pensera évedemment par exemple à la suite Office. Pour vulgariser, votre Word et Excel se retrouve à disposition à distance, via votre navigateur web. C’est ce que l’on appelle le Software as a Service (SaaS).

Ce procédé bénéficie des avantages intrinsèques des applications web pour l’administrateur, à savoir :

• Compatibilité (le logiciel devrait fonctionner fonctionnera indépendamment de l’OS et du navigateur du poste client, facilité de déploiement (dans le cas d’une utilisation en entreprise),
• Facilité de maintenance (d’un point de vue administration : mises à jour et correctifs déployés en un instant sur tous les postes clients), etc.

Ces applications permettent donc un accès nomade à la bureautique, sans installation sur la machine et à un prix modique (puisque générallement gratuites dans leurs versions de base). Et pour résumer pour l’utilisateur :

• Mobilité
• Partage et collaboration
• Présence et communication
• Gestion des versions et des sauvegardes automatiques
• Visualisation et modification de l’historique des documents

Source blog Zoho

Zoho : une famille de produits

Rappelons toutefois pour ceux qui auraient quitté la terre ces deux dernières années, , que Zoho est une suite bureautique très complète, qui loin de ne proposer que de simples outils de traitement de texte et tableur, s’est diversifié avec toute une famille de produits, assez complémentaires, dont l’intégration est assez profonde et souvent bien pensée :

On arrive facilement à comprendre les intéractions possibles entre un Zoho Writer et Zoho Wiki, ou entre un Zoho Sheet et le Zoho DB & Reports. Dans un premier temps j’évoquerai à travers l’utilisation des applications de base de Zoho, à savoir Writer et Sheet, les fonctionnalités plus avancées de travail collaboratif. Je distinguerai collaboratif de communicants, ce qui me fera exclure de fait le mail, la messagerie instantanée ainsi que les conférences audio et vidéo.

Paratage des documents : la base du travail collaboratif

Le travail collaboratif est au coeur de cette application. Créer un simple fichier de tableur n’est pas suffisant. Dans le contexte de l’entreprise où l’information devient “liquide”, son partage est essentiel. La collaboration en ligne est une des étapes de l’entreprise virtuelle. Or les freins à cette collaboration sont nombreux : on le sait, dans l’entreprise, l’information c’est le pouvoir. Partager son information, c’est céder un peu de son pouvoir. Ce type d’applications place le contenu au centre et l’utilisateur autour.

Le partage est possible dans de nombreuses applications ZOHO, telles Writer, Sheet, Wiki ou Notebook par exemple.

Gestion des versions

Nous le verrons dans les prochains billets, mais de nombreuses autres suites (pour ne pas dire toutes) proposent la gestion des versions des documents. C’est une des fonctionnalité de base dans un système collaboratif.

L’historique des versions va permettre de stocker toutes les différentes étapes de la vie du document, qu’elles soient produites par un ou plusieurs utilisateurs. ZOHO propose ainsi un historique des versions du document où chaque version possède un numéro unique. Ce qui déclenche la création d’une version, c’est l’enregistrement.

L’application propose également la comparaison des versions entre elles : c’est un comportement équivalent aux logiciels professionnels de gestion des versions (SVN). Il sera ainsi possible de revenir à une version antérieure du document.

Un tableau récapitule l’ensemble des versions du document et les actions proposées

Un menu déroulant propose l’affichage de chaque version antérieure

En surligné, l’application affiche les différence des deux versions comparées

Ce que je n’ai en revanche pas trouvé dans la fonctionnalité de versionning :

• Je n’ai pas vu de mécanisme de fusion des versions. Bien que l’outil me permette de comparer deux version (les éléments différents sont surlignés), je ne peux pas prendre le meilleur des deux. Je suis obligé de choisir l’une des deux. Dommage.
• De ce fait, si une version a été crée entre le moment où j’ai ouvert mon document et mon prochain enregistrement (mon prochain commit), la fusion s’effectuera automatiquement. On peut y voir un avantage, je trouve la méthode plutôt rude.

Partages des documents

Là encore, une application collaborative ne peut s’entendre sans sa fonctionnalité de partage des documents produits.

A la façon de Google Documents, le partage est assez rudimentaire :

• Partage par email : envoi à un ou plusieurs destinataires,
• Possibilité de customiser l’objet du mail,
• Gestion des droits : le partage peut se faire en lecture seulement (read only) ou lecture / écriture.

Ce que je n’ai pas trouvé dans la fonctionnalité de partage :

• La définition d’une durée de vie du partage. En effet en travail collaboratif, il peut être utile de donner une durée pendant laquelle le lien (reçu par email permettant d’accéder au document) est valide. L’information se périme très vite, une présentation peut être utile à partager que durant la semaine à venir.
• Un récapitulatif global des partages : en cours, avec qui, le statut des documents partagés, leurs évolutions. Il existe évidemment un récapitulatif des partages, document par document.

Le Wiki

Le wiki est devenu au fil des années un éléments de plus dans tout bon package “collaboratif”. Pour rappel, le wiki est un espace du réseau (d’entreprise ou Internet), libre, où chacun peut à son gré (et selon ses droits) modifier le contenu. On peut aisément accéder aux suivi des modifications réalisées par les autres auteurs du projet. Il peut faire office selon les cas de base de connaissances ou de support au mode projet. La navigation entre les pages se fait par des liens hypertextes. Le plus connu d’entre tous reste bien évidemment Wikipédia.

Le wiki proposé par ZOHO est à la hauteur du reste de la suite : fantastique d’ergonomie. Créer une page se révèle réellement un jeu d’enfant, ce qui le met à la portée de tous les collaborateurs de l’entreprise.

Un exemple : le double-clic y est utilisé à bon escient. Il permet d’éditer un élément en mode lecture. Au survol de chaque bloc de texte ou d’image d’une page, celle-ci révèle une bordure matérialisant le bloc et indiquant qu’il est éditable. Le double-clic permettra en Ajax de charger le module d’éditoin sur ce bloc là uniquement.

Vous pourrez retrouver cette page (le wiki d’Innovablog) ici : Le Wiki d’Innovablog.

Le Notebook : le paperboard façon ZOHO

Le bloc note est une fonctionnalité qui elle aussi a le vent en poupe, et pas seulement dans les suites bureautiques. Google par exemple nous propose le sien (Google Notebook) lors des recherches faites sur le moteur. D’un point de vue métier, le white board ou papaerboard (qu’il soit physique ou virtuel) est utlisé en conduite de projet notamment pour le brainstorming, afin d’écrire du texte, exprimer des idées au fil de l’eau, mettre au point un cahier des charges… Il peut se révéler un outil efficace pour la sérendipité (serendipity).

De mon point de vue, je reste encore sceptique sur l’utilité d’un tel outil, ou du moins dans son emploi. Quel est le véritable intérêt d’un carnet de note ? Si d’un point de vue ergonomique il se distingue, d’un point de vue fonctionnel, il ne s’agit jamais que d’un Writer bridé, limité aux fonctionnalités de base (nouveau document, enregistrement, ajout de tous types de documents textes, photos, adresses internet, etc.).

Les bons points du Notebook :

• L’insetion d’éléments multimédia est réellement poussée. Le contenu inséré peut être d’une grande diversité : vidéos clips importés de sites sociaux (comme Youtube), fichiers audios enregistrés.
• Le partage offre une granularité intéressante : il est possible de partager via une URL, soit un carnet complet (”book”), soit une page simple de celui-ci ou même un objet d’une page !
• Le Chat est directement intégré dans l’application.
• L’emploi des onglets comme éléments d’accès aux contenus rend la navigation rapide (caractéristique propre également au Writer).
• Le type du partage (lecture seule / lecture-écriture) est modifiable en cours de vie du partage.
• La rapidité tout simplement !

Conclusion

C’en est fini de ce “tour” de ZOHO d’un point de vue collaboratif. ZOHO est un outil merveilleux et un formidable exemple de ce que peut produire une application web Html bien conçue. L’accent a été clairement porté sur une gestion collaborative des contenus produits et la mise en place des fonctionnalités collaboratives s’avère réussie. J’aborderai dans de prochains billets sous ce même angle du travail collaboratif d’autres suites bureautiques en ligne.

Et vous ? Quelle est votre utilisation de ces suites ? Collaborez-vous en ligne ? Votre utilisation est-elle personnelle ou professionnelle ? Avez-vous envers ces solutions encore des réticences (un peu à l’instar de Delphine ici -ouf Delphine, j’ai bien cru que jamais je n’arriverai à placer ce lien !) ?